提高资金使用效率

2019-05-06 04:34

作者:蒙海理 单位:广西钦州学院继续教育学院

1、做好档案的收集与整理工作。要做好成人教育档案管理信息化建设首先就要做好档案的收集整理工作这是档案管理的基础工作。只有将档案正确合理的归类整理才能各个利于后期的信息化管理。一般档案收集都是采用集中收集法与平时收集法两种形式或者将两者结合起来崖面收集所有的档案信息资料。

2.资源收集、利用不到位。目前,大多数高校成人教育档案收集求大求全,档案管理人员保存档案时对档案资料根本不进行筛选,这样一来,档案材料确实是非常全面,但是大量无用的垃圾文件阻碍了有价值档案资料的开发利用。此外,现在的高校成人档案管理,不同程度地存在着重收集、整理、贮存,而轻开发利用的倾向,加之管理不科学,档案管理人员服务意识差,不仅使原有的档案资料难于充分、合理地使用,也难于开发新的档案资源。这种被动式的服务和不求效益的观念严重阻碍了档案功能的发挥与档案管理工作的开展。

2.合理构建档案信息资源体系。档案管理信息化的核心是科学合理地建设档案信息资源体系,以实现档案信息资源的共享。一是信息资源收集上,在高校成人教育档案收集中,一定要选择那些反映本校成人教育管理进程和成果的档案,避免求大求全的错误倾向,剔除零碎的、无足轻重的档案信息。为此,可以依据国家相关法律制定本校电子档案管理办法等,使档案信息收集工作有章可循。二是信息资源利用上,要转变以往重藏轻用的思想观念,转变服务理念,以多种档案资源产品及高品质的服务使档案发挥其价值,造福于社会。

二、实现成人教育档案管理信息化的途径与措施

2、按照相关规定做好归档工作。为了规范档案管理工作我国制定了相关的法律法规,对高校的档案管理提供了一定的法律依据。为此在具体的档案管理工作中高校必须要严格遵守相关法律法规条例高校领导也必须要重视起成人教育的档案管理工作,加强档案管理信息化建设。同时要将关于成人教育的档案管理工作纳入学校的日常工作计划中建立并完善档案管理制度加大对信息化管理的基础设施建设投入,促进档案管理信息化的进一步发展。

作者:孟悦 孙宝辉 单位:吉林大学农学部

三、结语

2、管理方法不得当。随着越来越多的人加入到成人教育的行列中成人教育的办学层次逐渐有了高起专、专升本、第二本科等诸多层次而办学形式也有了函授、面授、网络教学等诸多形式极大的丰富了成人教育的教学内容。传统的人工档案管理方法已经不能满足现代成人教育的档案管理需求,再加上一些档案管理人员管理方法不得当更是极大的阻碍了成人教育的发展壮大。

4、加快成人教育档案管理工作者的信息化培训。成人教育档案管理的现代化要求管理者不仅要有扎实的基础理论知识,还要有过硬的业务技能和良好的职业道德规范,通过系统学习和专业培训,才能满足新形势下成人高等教育发展与改革对档案工作的需要提高成人教育档案管理信息化的水平。

一、高校成人教育档案管理信息化建设中存在的问题

1.信息化建设投入不足。目前,我国高等教育已进入大众化阶段,高等教育的规模日益扩大,在校生日益增多。但在高等教育具体实践中,也面临着资金紧张等诸多困难。在各高校资金预算中,对于档案信息化建设的投入资金比例相对较低,调查发现,我国多数高校档案馆不仅缺乏档案管理信息化的必要硬件设备,而且也缺乏相应的配套软件。而硬件设备和专业软件是高校成人教育档案管理信息化建设的前提和基础,不具备信息化建设的硬件和软件,成人教育档案管理信息化建设只能是纸上谈兵。

(一)

3、实现成人教育档案管理的现代化。档案管理的自动化以其大容量、高速、准确的特性大大提高了处理档案信息的能力使我们能够及时、准确、全面地向利用者提供所需档案从而为整个成人教育工作服务。要充分利用高校的人才资源开发出一个切实可行的计算机档案管理软件系统建立档案信息网站。一方面这些档案管理系统和档案数据库可供档案管理人员使用另一方面河以建立档案信息查询系统,使需要者在最短的时间内查询到所需要的档案信息。

一、成人教育档案管理信息化建设中存在的问题

二、高校成人教育档案管理信息化建设的有效对策

1.加大信息化建设的投入。高校要提高档案管理意识,重视高校成人教育档案管理信息化建设,把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理,从政策和财政两个方面对成人教育档案管理信息化建设予以倾斜。在政策上,要在全校营造档案管理信息化建设氛围,让广大师生认识到档案的重要性,全员参与档案管理信息化建设;在财政上,应设置成人教育档案管理信息化建设专项资金,购置档案管理信息化建设所需的硬件和软件设备,加强对资金使用的监管,提高资金使用效率,推动成人教育档案管理信息化建设工作,使其能更好地服务于成人教育管理和学校的整体发展。

3.档案管理人员整体素质不高。人是高校成人教育档案管理信息化建设的关键因素,但目前各高校成人教育档案管理队伍的素质不高,真正的全日制专科或本科学校档案专业和信息技术专业毕业的人很少,现有的档案管理人员要么是转行做档案管理工作,要么是兼职做档案管理工作,他们很难深入地、全面地理解高校档案管理信息化建设的重要意义,在档案管理中只是进行基本的材料收集、整理与保管,没有形成主动对档案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用服务的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,还处于一种被动的、消极的状态,没有主动地去提升自身业务素质,积极参与到高校档案管理信息化建设工程中来,在一定程度上阻碍了高校成人教育档案管理信息化建设的进程。

3、管理信息化水平较低档案信息的利用程度不高。由于档案管理信息化对信息技术的要求较高,并且要求高校必须要配备一定的硬件设施,且并必须要具备相应的信息专业人才进行档案管理工作。但很多高校并不能完全做到这些信息化管理水平较低。再者受管理水平的限制与影响,成人教育的档案也并没有得到全面的开发利用使得档案管理失去了一定的管理意义。

3.提高管理人员整体素质。在高校成人教育档案管理信息化的建设过程中,档案管理人员既要有良好的职业素养、扎实的理论和科技知识,还要具备较强的开拓创新意识,能够深刻理解档案管理的工作流程。目前,高校成人教育机构可通过内部人员培养和外部人员引进等方式解决信息化人才缺乏的问题。在内部人员培养方面,应重视档案工作人员的业务培训工作,创造机会开展校内各部门之间以及各高校之间教育档案工作人员的业务交流,使他们就工作中出现的新情况、新问题及新的解决方法进行积极的探讨和研究,引导和帮助他们更新观念,强化教育档案管理信息化建设意识;在外部人员引进方面,应主动吸收高素质人才加入到高校成人教育档案管理队伍中来,为成人教育档案工作队伍注入新鲜血液。

(二)

1、不能以正确的态度对待成人教育档案管理。在我国教育部颁发的相关规定中,档案管理工作是高校基础管理工作的重要内容。但是受传统观念的影响,以及其他因素的影响厂些高校只对全日制的学生档案进行正常的档案管理工作,而对成人教育的学生档案则没有给予认真对待与管理。使得档案的搜集工作不到位,整理、保管以及利用工作也很难积极展开。

总之,另外针对当前假文凭泛滥的社会现象池需要通过建立档案信息管理系统来防治只有通过档案管理信息系统建立健全的学历证书查询系统,才能使假学历假证书无用武之地。尤其是对于成人教育来讲更是保护成人教育质量,维护成人教育信誉的重要手段与途径。